Bienvenido a esta guía para facturar con nuestro generador de facturas online gratuito. En este artículo explicaremos brevemente la función de una factura, cómo generar una por tu cuenta o con nuestro generador de facturas gratuito, cómo enviar la factura a tu cliente y qué hacer cuando recibas el pago (o cuando no lo recibas).
Contenido
- ¿Qué es una factura?
- ¿Para qué sirve una factura?
- Cómo generar una factura
- Cómo enviar una factura
- Cómo enviar un recordatorio de pago
- Cómo enviar un recibo de pago
- Cómo gestionar la facturación con Hiveage
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento que tú (el vendedor) envías a tu cliente (el comprador) en el que se indica el importe y los costes de los productos o servicios que has prestado. Especifica lo que el cliente debe pagarle según sus condiciones de pago.
La definición formal de factura, ofrecida por el Oxford English Dictionary, es la siguiente: "Una lista de bienes enviados o servicios prestados, con una declaración de la suma debida por ellos; una factura" Por tanto, una factura es una solicitud de pago.
Las facturas son un elemento esencial en la gestión de las cuentas y los registros financieros de su empresa. Llevan la cuenta de los ingresos, el dinero que le deben los clientes y, en el desafortunado caso de que un cliente no le pague, registran los créditos incobrables que se dan por perdidos.
Una factura es un documento legal. Si emite una factura incorrecta a un cliente, debe cancelarla y emitir una nueva con la información correcta. No hay que limitarse a borrar la factura incorrecta de los registros, ya que esto podría dar lugar a problemas contables más adelante.
¿Para qué sirve una factura?
Las facturas se utilizan como documento fuente para la contabilidad empresarial. Son útiles para mantener un registro completo de las transacciones de venta que su empresa realiza con sus clientes. Las funciones que cumplen las facturas son:
- Solicitar el pago a los clientes por los productos/servicios prestados
- Llevar un registro de las ventas
- Llevar un control de las existencias y el inventario (para las empresas que venden productos)
- Prever y planificar las ventas futuras a partir de los datos anteriores.
- Registrar los ingresos para la declaración de impuestos de la empresa
Cómo generar una factura
Crear una factura es simple y sencillo. Con un software online como este generador de facturas gratuito, resulta aún más fácil. En el siguiente apartado te explicamos los elementos esenciales que debes incluir en tus facturas.
Título
La factura debe estar etiquetada como tal: el título de la plantilla de factura debe decir "Factura" (en algunas jurisdicciones, debe decir "Factura fiscal").
Información de contacto
La factura debe indicar claramente de quién es (usted, el vendedor) y para quién es (su cliente). En el campo De de nuestro generador de facturas gratuito, incluya su nombre o la razón social y la dirección, así como cualquier otra información de contacto, como el número de teléfono, el correo electrónico y la URL del sitio web. En el campo Para, mencione esos datos de su cliente.
Número de factura
El número de factura se denomina a veces ID de la factura. El ID de la factura es un elemento esencial en su factura, ya que le permite a usted (y a sus clientes) identificar y referirse fácilmente a las transacciones individuales sin ambigüedad.
Por lo tanto, cada factura que envíe debe tener un número único, y hay que evitar los números duplicados. La forma más sencilla de hacerlo es tener un único formato de numeración de facturas, e incrementar el número por cada factura que genere. Lo más sencillo es empezar por el uno (1) e ir subiendo a partir de ahí. Sin embargo, es común tener un prefijo (por ejemplo: INV-001) o un número inicial mayor (por ejemplo: 1001).
En algunas jurisdicciones, la ley exige un número de factura secuencial. En otras, como en Estados Unidos, se puede tener cualquier número de factura siempre que sea único. A continuación se indican algunas formas no secuenciales de numerar las facturas:
Basadas en proyectos
Si trabaja con sus clientes en base a proyectos, es posible dar un ID único a cada proyecto y utilizarlo como prefijo para sus facturas. Por ejemplo, si está creando una factura relacionada con el proyecto 2550, la primera factura del proyecto puede ser 2550-001, la segunda 2550-002 y así sucesivamente.
Basado en el cliente
Puede dar a cada uno de sus clientes un ID único, y luego tener secuencias de números de facturas separadas para cada uno de ellos. Por ejemplo, la factura enviada al cliente 2550 puede tener números de factura como 2550-001, 2550-002, . . .
Cronológico
Sus números de factura pueden utilizar la fecha de creación como su prefijo. Se puede utilizar cualquier formato de fecha, y si se utiliza la norma ISO, será en forma de AAAA-MM-DD. Por ejemplo, si se genera una factura el 1 de julio de 2021, podría numerarse como 20210-07-01-001.
Fechas
No olvide incluir la fecha (como se ve en la parte superior central de nuestra plantilla de factura) y asegúrese de que especifica cuándo fue creada y enviada a su cliente.. También debe tener una fecha de vencimiento, que es cuando se hace pagadera. Si espera que se le pague de inmediato, puede elegir la opción "A la recepción". Para la mayoría de las pequeñas empresas con las que hemos trabajado, una fecha de vencimiento de 14 días o menos ha demostrado dar los mejores resultados.
Elementos de la factura
La factura debe incluir un listado suficientemente detallado de los productos o servicios que está facturando al cliente. Estos detalles se organizan en forma de partidas, en las que se especifica el producto/servicio, el importe, la tarifa (por partida) y el importe total que debe pagarse por esa partida concreta.
Hay cuatro tipos de partidas para elegir en este generador de facturas gratuito. El más común es el tipo de artículo en el que se mencionan los productos o servicios, sus cantidades y la tarifa. El importe se calculará automáticamente para usted.
El tipo de partida de gasto puede utilizarse cuando se trata de un gasto sencillo en el que no es necesario mencionar la cantidad o la tarifa: simplemente escriba la descripción y el importe.
Con el tipo de partida de kilometraje, puede establecer una tarifa por milla o kilómetro (puede especificar la unidad -millas o km- introduciéndola en el campo Unidad. El generador de facturas gratuito calculará el importe en función de la distancia y la tarifa.
Utilice el tipo de partida de tiempo para facturar su tiempo: mencione la tarea en el campo de descripción, introduzca el tiempo que ha dedicado a esta tarea en formato HH:MM en el campo de cantidad y establezca una tarifa por hora.
Para todos estos tipos de partidas en la plantilla de factura, puedes incluir una fecha (por ejemplo: la fecha en que prestaste un servicio o trabajaste en una tarea), y enlaces (por ejemplo: una URL de la web en la que se puede ver el trabajo). También puedes adjuntar archivos y añadir etiquetas para facilitar las referencias; regístrate en Hiveage para obtener estas y muchas otras potentes funciones de facturación que no están presentes en el generador de facturas gratuito.
Establezca impuestos, descuentos y gastos de envío
Puede añadir impuestos, descuentos y gastos de envío al subtotal de la factura utilizando el generador de facturas gratuito. Los descuentos se aplicarán primero. Los impuestos se aplicarán después de los descuentos. Los gastos de envío se aplicarán al final. El total se calculará deduciendo los descuentos del subtotal y añadiendo los impuestos y los gastos de envío.
Notas de la factura
El campo Notas de la factura en el generador de facturas gratuito se puede utilizar para añadir más detalles sobre su servicio, como los términos y condiciones, las instrucciones de pago, la política de devolución de los productos, y cuántos días tiene el cliente para realizar el pago antes de incurrir en un cargo por retraso. También querrá agradecer a su cliente y apreciar su negocio.
Cómo enviar una factura
Puedes enviar la factura a tu cliente por correo postal o digitalmente utilizando el correo electrónico, un software de mensajería online o a través de un portal de clientes que tú gestiones. Es importante que usted y el cliente se pongan de acuerdo sobre los canales de comunicación que se utilizarán para la facturación.
El correo electrónico es un medio habitual para que las empresas envíen facturas. La factura en sí puede adjuntarse al correo electrónico, o ponerse a disposición en línea y enlazarse en el cuerpo del correo electrónico. Su mensaje debe tener:
- Una línea de asunto clara que indique que el correo electrónico es sobre una factura
- Un contenido sencillo y breve que destaque los detalles importantes
- Un enlace a la factura o la factura como archivo adjunto (preferiblemente ambos)
Cuando envíes un correo electrónico a los clientes, puedes utilizar una plantilla como la siguiente, utilizada en nuestro software de facturación online:
Hola [nombre del cliente],
[Nombre de la empresa] ha generado una nueva factura para usted. Aquí tienes un resumen rápido:
Detalles de la factura: [número de factura] - [un breve resumen del contenido de la factura]
Total a pagar: [importe]
Fecha de vencimiento: [Fecha]
Puede ver la factura o descargar una copia en PDF desde el siguiente enlace:
[Enlace a la factura online]
Saludos cordiales, [Su nombre y firma de correo electrónico]
Cómo enviar un recordatorio de pago
En un mundo ideal, usted enviará su factura y el cliente realizará el pago sin necesidad de más avisos. Sin embargo, es probable que tenga algunos clientes que necesiten un recordatorio adicional o dos, tal vez porque se perdieron la notificación original de la factura, se olvidaron de ella, o carecen de una organización adecuada.
En estos casos, querrá recordar al cliente el pago que debe realizar. Muchos autónomos y empresarios encuentran esto bastante incómodo, pero es una parte importante de los negocios. Es conveniente enviar recordatorios de pago que sean amables pero firmes, que no afecten negativamente a la relación con el cliente pero que consigan hacer el trabajo.
Un software de facturación como Hiveage tiene la opción de automatizar los recordatorios de pago, lo que lo hace fácil y sin complicaciones para las pequeñas empresas. Si quieres enviar un recordatorio de pago manual por correo electrónico, puedes utilizar un correo electrónico como la siguiente plantilla de recordatorio general disponible en Hiveage:
Hola [Nombre del cliente],
Sólo un rápido recordatorio de que el pago de la factura [número de factura] debía realizarse antes del [fecha de vencimiento].
Por favor, haga los arreglos necesarios para liquidar el importe pendiente de [importe total adeudado] a la mayor brevedad posible.
Puede ver la factura o descargar una copia en PDF de la misma en el siguiente enlace:
[Enlace a la factura en línea]
Saludos cordiales, [Su nombre y firma de correo electrónico]
Cómo enviar un recibo de pago
Cuando un cliente realiza un pago, puedes enviarle un recibo de pago tiene un aspecto similar al de una factura, la principal diferencia entre ambos es que una factura se emite antes de que se realice el pago y un recibo se emite después de que se procese el pago.
Los recibos de pago suelen incluir la siguiente información sobre la transacción
- Nombre y datos de contacto del emisor (es decir, su empresa)
- Nombre y datos de contacto del receptor (es decir, su cliente)
- Identificación clara como recibo de pago
- Referencia al número de factura correspondiente
- Fecha del pago
- Importe del pago
- Método de pago (por ejemplo, efectivo, cheque, transferencia bancaria)
- Importe que aún se debe, si procede
Como puede ver en la lista anterior, el diseño de un recibo de pago será similar al de una factura. Puede generar y enviar fácilmente recibos de pago utilizando nuestro software de facturación online. El siguiente es el correo electrónico de notificación estándar que envía Hiveage cuando se envía un recibo de pago de forma manual o automática:
Hola [Nombre del cliente],
Gracias por el pago de [importe del pago] que realizó el día [fecha] por la factura [número de factura].
Puede ver el recibo de pago o descargar una copia en PDF del mismo desde el siguiente enlace:
[Enlace al recibo online]
Saludos cordiales, [Su nombre y firma de correo electrónico]
Cómo gestionar la facturación con Hiveage
Tanto si eres un autónomo como el propietario de una pequeña empresa, lo mejor que puedes hacer para asegurar el éxito es mantener la parte comercial de tu empresa sencilla para mantener el foco en el trabajo real.
El problema de enviar facturas al azar -ya sea usando nuestro generador de facturas gratuito, una plantilla de factura o un procesador de textos normal- es que no tienes una forma conveniente de registrar lo que se debe, a quién se le facturó, cuándo se le facturó, cuándo se esperaban los pagos y si se recibieron los pagos. Es fácil que algo se pierda. Aquí es donde resulta útil contar con una herramienta adecuada para gestionar la facturación.
Hiveage ofrece una plataforma sencilla, elegante y potente para que los propietarios de pequeñas empresas puedan enviar elegantes presupuestos y acturas profesionales en línea, tener constancia de cuándo se envió y saber cuándo se ha pagado. Hiveage también facilita la presentación de los impuestos a final de año, ya que toda la información de facturación e ingresos se recoge en un solo lugar.
Para los autónomos y emprendedores que están empezando su negocio, tenemos incluso un plan gratuito que admite hasta 5 clientes (sin límites en el número de facturas). También viene con muchas características adicionales como estimaciones, seguimiento de tiempo, gastos y kilometraje, y soporte para pagos en línea. Consulte nuestros planes de precios para obtener más detalles. Todas las cuentas de Hiveage incluyen una prueba gratuita y completa de 14 días (sin necesidad de tarjeta de crédito).
