Un guide rapide de la facturation

Avec le générateur de factures gratuit de Hiveage

Bienvenue dans ce guide de la facturation avec notre générateur de factures en ligne gratuit. Dans cet article, nous expliquerons brièvement la fonction d'une facture, comment en générer une par vous-même ou avec notre générateur de factures gratuit, comment envoyer la facture à votre client, et que faire lorsque vous recevez le paiement (ou lorsque vous ne le recevez pas).

Contenu

Qu'est-ce qu'une facture ?

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Une facture est un document que vous (le vendeur) envoyez à votre client (l'acheteur) et qui indique le montant et les coûts des produits ou services que vous avez fournis. Elle précise ce que le client doit vous payer selon vos conditions de paiement.

La définition officielle d'une facture, telle qu'elle est proposée par l'Oxford English Dictionary, est la suivante :"Une liste des marchandises envoyées ou des services fournis, avec un relevé de la somme due pour ceux-ci ; une facture". Ainsi, une facture est une demande de paiement.

Les factures sont un élément essentiel de la gestion des comptes et des dossiers financiers de votre entreprise. Elles permettent de suivre vos recettes, les sommes qui vous sont dues par les clients et, dans le cas malheureux où un client ne vous paie pas, d'enregistrer les créances irrécouvrables qui sont passées par pertes et profits.

Une facture est un document légal. Si vous émettez une facture incorrecte à un client, il faut l'annuler et en émettre une nouvelle avec les informations correctes. Vous ne devez pas simplement supprimer la facture erronée de vos registres, car cela pourrait entraîner des problèmes comptables ultérieurs.

À quoi sert une facture ?

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Les factures sont utilisées comme document source pour la comptabilité des entreprises. Elles sont utiles pour conserver un enregistrement complet des transactions de vente que votre entreprise effectue avec vos clients. Les fonctions servies par les factures sont les suivantes :

Comment générer une facture

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La création d'une facture est simple et directe. Avec un logiciel en ligne tel que ce générateur de factures gratuit, cela devient encore plus facile. Dans la section suivante, nous expliquons les éléments essentiels que vous devez inclure dans vos factures.

Titre

La facture doit être étiquetée comme telle : le titre du modèle de facture doit indiquer " Facture " (dans certaines juridictions, vous devez indiquer " Facture fiscale ").

Informations sur le contact

La facture doit indiquer clairement de qui elle provient (vous, le vendeur) et à qui elle est destinée (votre client). Dans le champ De de notre générateur de factures gratuit, indiquez votre nom ou votre raison sociale et l'adresse, ainsi que toute autre information de contact, comme le numéro de téléphone, l'adresse électronique et l'URL du site Web. Dans le champ À, mentionnez ces coordonnées de votre client.

Numéro de facture

Le numéro de facture est parfois appelé l'ID de la facture. L'ID de la facture est un élément essentiel de votre facture, car il vous permet (ainsi qu'à vos clients) d'identifier facilement les transactions individuelles et d'y faire référence sans ambiguïté.

Ainsi, chaque facture que vous envoyez doit avoir un numéro unique, et les numéros en double doivent être évités. La façon la plus simple de procéder consiste à utiliser un format unique de numérotation des factures, et à incrémenter ce numéro pour chaque facture que vous générez. L'approche la plus simple est de commencer par un (1) et de progresser à partir de là. Cependant, il est courant d'avoir un préfixe (par exemple : INV-001) ou un numéro de départ plus grand (par exemple : 1001).

Dans certaines juridictions, un numéro de facture séquentiel est exigé par la loi. Dans d'autres, comme aux États-Unis, vous pouvez avoir n'importe quel numéro de facture, à condition qu'il soit unique. Voici quelques façons non séquentielles de numéroter vos factures :

Basé sur un projet

Si vous travaillez avec vos clients sur la base de projets, il est possible d'attribuer un identifiant unique à chaque projet et de l'utiliser comme préfixe pour vos factures. Par exemple, si vous créez une facture relative au projet 2550, la première facture du projet peut être 2550-001, la deuxième 2550-002 et ainsi de suite.

Basé sur le client

Vous pouvez attribuer à chacun de vos clients un numéro d'identification unique, puis créer des séquences de numéros de facture distinctes pour chacun d'eux. Par exemple, la facture envoyée au client 2550 peut porter les numéros de facture 2550-001, 2550-002, ... .

Chronologique

Vos numéros de facture peuvent utiliser la date de création comme préfixe. Vous pouvez utiliser n'importe quel format de date, mais si vous utilisez la norme ISO, la date sera sous la forme AAAA-MM-JJ. Par exemple, si vous deviez générer une facture le 1er juillet 2021, elle pourrait être numérotée comme suit : 20210-07-01-001.

Dates

N'oubliez pas d'inclure la date (comme on le voit en haut au milieu de notre modèle de facture) et assurez-vous qu'elle précise la date à laquelle elle a été créée et envoyée à votre client. Elle doit également comporter une date d'échéance, c'est-à-dire le moment où elle devient payable. Si vous pensez être payé immédiatement, vous pouvez choisir l'option "payable à réception". Pour la plupart des petites entreprises avec lesquelles nous avons travaillé, une date d'échéance de 14 jours ou moins a donné les meilleurs résultats.

Articles de ligne

Vous avez le choix entre quatre types de postes dans ce générateur de factures gratuit. Le plus courant est le type Article, où vous mentionnez les produits ou services, leurs quantités et le taux. Le montant sera alors automatiquement calculé pour vous.

Vous avez le choix entre quatre types de postes dans ce générateur de factures gratuit. Le plus courant est le type Article, où vous mentionnez les produits ou services, leurs quantités et le taux. Le montant sera alors automatiquement calculé pour vous.

Le type de poste Dépenses peut être utilisé lorsqu'il s'agit d'une dépense simple pour laquelle vous n'avez pas besoin de mentionner la quantité ou le tarif : il suffit de saisir la description et le montant.

Avec le type de poste kilométrique, vous pouvez définir un taux par kilomètre ou par mile (vous pouvez spécifier l'unité - miles ou km - en la saisissant dans le champ Unité). Le générateur de factures gratuites calculera ensuite le montant en fonction de la distance et du taux.

Utilisez le type de poste Temps pour facturer votre temps : mentionnez la tâche dans le champ Description, saisissez le temps que vous avez passé sur cette tâche au format HH:MM dans le champ Quantité et définissez un taux horaire.

Pour tous ces types d'éléments dans le modèle de facture, vous pouvez inclure une date (par exemple, la date à laquelle vous avez fourni un service ou travaillé sur une tâche) et des liens (par exemple, une URL web où le travail est disponible pour consultation). Vous pouvez également joindre des fichiers et ajouter des étiquettes pour faciliter le référencement - souscrivez à Hiveage pour bénéficier de ces fonctions et de bien d'autres fonctions puissantes de facturation qui ne sont pas présentes dans le générateur de factures gratuit.

Définissez les taxes, les remises et les frais d'expédition

Vous pouvez ajouter des taxes, des remises et des frais d'expédition au sous-total de la facture en utilisant le générateur de factures gratuit. Les remises seront appliquées en premier. Les taxes seront appliquées après les remises. Les frais d'expédition seront appliqués à la fin. Le total sera calculé en déduisant les remises du sous-total et en ajoutant les taxes et les frais d'expédition.

Notes de facture

Le champ Notes de facture du générateur de factures gratuit peut être utilisé pour ajouter des détails supplémentaires sur votre service, tels que les conditions générales, les instructions de paiement, la politique de retour des marchandises et le nombre de jours dont dispose le client pour effectuer le paiement avant d'encourir des frais de retard. Vous pouvez également remercier votre client et lui dire que vous appréciez son travail.

Comment envoyer une facture

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Vous pouvez envoyer la facture à votre client par voie postale ou numérique en utilisant un courriel, un logiciel de messagerie en ligne ou un portail client que vous gérez. Il est important d'avoir un accord clair entre vous et le client sur les canaux de communication qui seront utilisés pour la facturation.

Le courrier électronique est un moyen courant pour les entreprises d'envoyer des factures. La facture elle-même peut être jointe à l'e-mail, ou mise à disposition en ligne et liée dans le corps de l'e-mail. Votre message doit comporter :

Lorsque vous envoyez un e-mail à vos clients, vous pouvez utiliser un modèle comme le suivant, utilisé dans notre logiciel de facturation en ligne :

Bonjour [Nom du client],

Une nouvelle facture a été générée pour vous par [nom de la société]. En voici un résumé rapide :

Détails de la facture : [numéro de la facture] - [bref résumé du contenu de la facture].

Total à payer : [montant]

Date d'échéance : [Date]

YVous pouvez visualiser la facture ou en télécharger une copie au format PDF à partir du lien suivant :

[Lien vers la facture en ligne]

Cordialement,
[Votre nom et votre signature électronique].

Comment envoyer un rappel de paiement

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Dans un monde idéal, vous envoyez votre facture et le client effectue le paiement sans autre forme de procès. Cependant, il est probable que vous ayez quelques clients qui auront besoin d'un ou deux rappels supplémentaires, peut-être parce qu'ils ont manqué la notification initiale de la facture, qu'ils l'ont oubliée ou qu'ils manquent d'organisation.

Dans ces cas-là, vous voudrez rappeler au client le paiement qu'il doit effectuer. Beaucoup de freelances et d'entrepreneurs trouvent cela plutôt désagréable, mais c'est une partie importante de l'activité commerciale. Vous devez envoyer des rappels de paiement polis mais fermes, qui n'affectent pas négativement la relation avec le client mais qui permettent de faire le travail.

Les logiciels de facturation comme Hiveage permettent d'automatiser les rappels de paiement, ce qui facilite la tâche des petites entreprises. Si vous souhaitez envoyer un rappel de paiement manuel par e-mail, vous pouvez utiliser un e-mail comme le modèle de rappel général suivant disponible dans Hiveage :

Bonjour [Nom du client],

Je vous rappelle rapidement qu'un paiement était dû pour la facture [numéro de facture] avant le [date d'échéance].

Veuillez prendre des dispositions pour régler le montant impayé de [montant total dû] dans les meilleurs délais.

Vous pouvez consulter la facture ou en télécharger une copie au format PDF à partir du lien suivant :

[Lien vers la facture en ligne]

Cordialement,
[Votre nom et votre signature électronique]

Comment envoyer un reçu de paiement

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Lorsqu'un client effectue un paiement, vous pouvez lui envoyer un reçu de paiement pour accuser réception de son paiement. Si un reçu de paiement ressemble quelque peu à une facture, la principale différence entre les deux est qu'une facture est émise avant qu'un paiement ne soit effectué et qu'un reçu est émis après le traitement d'un paiement.

Les reçus de paiement comprennent généralement les informations suivantes sur la transaction :

Comme vous pouvez le constater dans la liste ci-dessus, la présentation d'un reçu de paiement est similaire à celle d'une facture. Vous pouvez facilement générer et envoyer des reçus de paiement en utilisant notre logiciel de facturation en ligne. Voici l'e-mail de notification standard envoyé par Hiveage lorsqu'un reçu de paiement est envoyé manuellement ou automatiquement :

Bonjour [nom du client],

Nous vous remercions pour le paiement de [montant du paiement] que vous avez effectué le [date] pour la facture [numéro de facture].

Vous pouvez consulter le reçu de paiement ou en télécharger une copie au format PDF à partir du lien suivant :

[Lien vers le reçu en ligne]

Cordialement,
[Votre nom et votre signature électronique]

Comment gérer la facturation avec Hiveage

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Que vous soyez freelance ou propriétaire d'une petite entreprise, la meilleure chose que vous puissiez faire pour assurer votre succès est de garder la partie commerciale de votre entreprise simple afin de rester concentré sur le travail réel.

Le problème de l'envoi de factures au hasard - que ce soit à l'aide de notre générateur de factures gratuit, d'un modèle de facture ou d'un traitement de texte ordinaire - est que vous n'avez pas de moyen pratique d'enregistrer ce qui est dû, qui a été facturé, quand ils ont été facturés, quand les paiements étaient attendus et si les paiements ont été reçus. Il est facile pour quelque chose de passer à travers les mailles du filet. C'est là qu'il est utile d'avoir un outil approprié pour gérer votre facturation.

Hiveage offre une plateforme simple, élégante et puissante permettant aux propriétaires de petites entreprises d'envoyer des devis élégants et des factures en ligne professionnelles, d'avoir une preuve de leur envoi et de savoir quand elles ont été payées. Hiveage facilite également la déclaration des impôts à la fin de l'année, car toutes les informations relatives à la facturation et aux revenus sont rassemblées en un seul endroit.

Pour les freelances et les entrepreneurs qui démarrent leur activité, nous proposons même un plan gratuit qui prend en charge jusqu'à 5 clients (sans limite de nombre de factures). Il est également doté de nombreuses fonctionnalités supplémentaires telles que les devis, le suivi du temps, des dépenses et du kilométrage, et la prise en charge des paiements en ligne. Veuillez consulter nos plans tarifaires pour plus de détails. Tous les comptes Hiveage sont accompagnés d'une période d'essai gratuite et complète de 14 jours (sans carte de crédit).