Benvenuti in questa guida alla fatturazione con il nostro generatore di fatture online gratuito. In questo articolo spiegheremo brevemente la funzione di una fattura, come generarne una da solo o con il nostro generatore di fatture gratuito, come inviare la fattura al tuo cliente e cosa fare quando ricevi il pagamento (o quando non lo ricevi).
Contenuto
- Cos'è una fattura?
- A cosa serve una fattura?
- Come generare una fattura
- Come inviare una fattura
- Come inviare un sollecito di pagamento
- Come inviare una ricevuta di pagamento
- Come gestire la fatturazione con Hiveage
Cos'è una fattura?
Una fattura è un documento che tu (il venditore) invii al tuo cliente (l'acquirente) che indica l'importo e i costi dei prodotti o servizi che sono stati forniti da te. Specifica ciò che il cliente deve pagarvi secondo i vostri termini di pagamento.
La definizione formale di una fattura, offerta dall'Oxford English Dictionary, è la seguente: "Un elenco di beni spediti o servizi forniti, con una dichiarazione della somma dovuta per questi; una fattura". Quindi, una fattura è una richiesta di pagamento.
Le fatture sono un elemento essenziale nella gestione dei conti e dei registri finanziari della vostra azienda. Tengono traccia delle tue entrate, dei soldi che ti devono i clienti e, nel caso sfortunato che un cliente non ti paghi, registrano i crediti inesigibili che vengono cancellati.
Una fattura è un documento legale. Se emetti una fattura errata a un cliente, deve essere cancellata e deve essere emessa una nuova fattura con le informazioni corrette. Non dovresti semplicemente cancellare la fattura errata dai tuoi registri, perché questo potrebbe portare a problemi contabili in seguito.
A cosa serve una fattura?
Le fatture sono utilizzate come documento di partenza per la contabilità aziendale. Sono utili per mantenere una registrazione completa delle transazioni di vendita che la tua azienda fa con i tuoi clienti. Le funzioni servite dalle fatture includono:
- Richiedere il pagamento dai clienti per i prodotti/servizi forniti
- Tenere traccia delle vendite
- Tenere traccia delle scorte e dell'inventario (per le aziende che vendono prodotti)
- Prevedere e pianificare le vendite future utilizzando i dati passati
- Registrare le entrate per la compilazione delle tasse aziendali
Come generare una fattura
Creare una fattura è semplice e diretto. Con un software online come questo generatore di fatture gratuito, diventa ancora più facile. Nella sezione seguente spieghiamo gli elementi essenziali che dovresti includere nelle tue fatture.
Titolo
La fattura dovrebbe essere etichettata come tale: il titolo del modello di fattura dovrebbe dire "Fattura" (in alcune giurisdizioni, devi dire "Fattura Fiscale").
Informazioni di contatto
La fattura deve indicare chiaramente da chi proviene (tu, il venditore) e per chi è (il tuo cliente). Nel campo Da nel nostro generatore di fatture gratuito, includi il tuo nome o la tua ragione sociale e l'indirizzo, e qualsiasi altra informazione di contatto, come il numero di telefono, l'email e l'URL del sito web. Nel campo A, menziona questi dettagli del tuo cliente.
Numero di fattura
Il numero della fattura è talvolta indicato come Invoice ID. L'ID fattura è un elemento essenziale nella tua fattura, in quanto permette a te (e ai tuoi clienti) di identificare facilmente e fare riferimento alle singole transazioni senza ambiguità.
Quindi, ogni fattura che invii dovrebbe avere un numero unico, e i numeri duplicati dovrebbero essere evitati. Il modo più semplice per farlo è quello di avere un unico formato di numerazione delle fatture, e incrementare il numero per ogni fattura che si genera. L'approccio più semplice è semplicemente iniziare con uno (1) e salire da lì. Tuttavia, è comune avere un prefisso (ad esempio: INV-001) o un numero iniziale più grande (ad esempio: 1001).
In alcune giurisdizioni un numero di fattura sequenziale è richiesto dalla legge. In altre, come negli Stati Uniti, si può avere qualsiasi ID fattura purché sia unico. I seguenti sono alcuni modi non sequenziali in cui puoi numerare le tue fatture:
Progetto-Based
Se lavori con i tuoi clienti su una base di progetto, è possibile dare un ID unico ad ogni progetto e usarlo come prefisso per le tue fatture. Per esempio, se stai creando una fattura relativa al progetto 2550, la prima fattura per il progetto può essere 2550-001, la seconda 2550-002 e così via.
basato sul cliente
Puoi dare a ciascuno dei tuoi clienti un ID unico, e poi avere sequenze di numeri di fattura separate per ciascuno di essi. Per esempio, la fattura inviata al cliente 2550 può avere numeri di fattura come 2550-001, 2550-002, . . .
Cronologico
I tuoi numeri di fattura possono usare la data di creazione come prefisso. Qualsiasi formato di data può essere usato, e se usi lo standard ISO, sarà nella forma YYYY-MM-DD. Per esempio, se dovessi generare una fattura il 1° luglio 2021, potrebbe essere numerata come: 20210-07-01-001.
Date
Non dimenticare di includere la data (come si vede in alto al centro del nostro modello di fattura) e assicurati che specifichi quando è stata creata e inviata al tuo cliente. Dovrebbe anche avere una data di scadenza, che è quando diventa pagabile. Se ti aspetti di essere pagato immediatamente, puoi scegliere l'opzione "Scadenza al ricevimento". Per la maggior parte delle piccole imprese con cui abbiamo lavorato, una data di scadenza di 14 giorni o meno ha dimostrato di fornire i migliori risultati.
Voci
La fattura dovrebbe includere un elenco sufficientemente dettagliato dei prodotti o servizi che stai fatturando al cliente. Questi dettagli sono organizzati come voci di riga, specificando il prodotto/servizio, l'importo, la tariffa (per voce) e l'importo totale da pagare per quella particolare voce.
Ci sono quattro tipi di voci tra cui scegliere in questo generatore di fatture gratuito. La più comune è il tipo Item, dove si menzionano i beni o servizi, le loro quantità e la tariffa. L'importo sarà poi calcolato automaticamente per voi.
Il tipo Expense line item può essere utilizzato quando si tratta di una spesa semplice in cui non è necessario menzionare la quantità o la tariffa: basta digitare la descrizione e l'importo.
Con il tipo di voce Mileage, puoi impostare una tariffa per miglio o chilometro (puoi specificare l'unità - miglia o km - inserendola nel campo Unit. Il generatore di fatture gratuito calcolerà quindi l'importo in base alla distanza e alla tariffa.
Usa il tipo di voce Time per fatturare il tuo tempo: menziona l'attività nel campo description, inserisci il tempo che hai speso per questa attività nel formato HH:MM nel campo quantity, e imposta una tariffa oraria.
Per tutti questi tipi di voci nel modello di fattura, puoi includere una data (per esempio: la data in cui hai consegnato un servizio o lavorato su un compito), e link (per esempio: un URL web dove il lavoro è disponibile per la visualizzazione). Puoi anche allegare file e aggiungere etichette per un riferimento più facile: iscriviti a Hiveage per queste e molte altre potenti funzioni di fatturazione che non sono presenti nel generatore di fatture gratuito.
Imposta tasse, sconti e spese di spedizione
Puoi aggiungere tasse, sconti e spese di spedizione al totale parziale della fattura usando il generatore di fatture gratuito. Gli sconti saranno applicati per primi. Le tasse saranno applicate dopo gli sconti. Le spese di spedizione saranno applicate alla fine. Il totale sarà calcolato deducendo gli sconti dal totale parziale, e aggiungendo le tasse e le spese di spedizione.
Note sulla fattura
Il campo Note della fattura nel generatore di fatture gratuito può essere usato per aggiungere ulteriori dettagli sul tuo servizio, come termini e condizioni, istruzioni di pagamento, politica di restituzione delle merci, e quanti giorni il cliente ha per effettuare il pagamento prima di incorrere in una tassa di ritardo. Vorrai anche ringraziare il tuo cliente e apprezzare il suo business.
Come inviare una fattura
Puoi inviare la fattura al tuo cliente via posta o digitalmente usando l'email, un software di messaggistica online, o attraverso un portale clienti che tu gestisci. È importante avere un'intesa chiara tra te e il cliente su quali canali di comunicazione saranno usati per la fatturazione.
L'e-mail è un modo comune per le aziende di inviare le fatture. La fattura stessa può essere allegata all'e-mail, o resa disponibile online e collegata al corpo dell'e-mail. Il tuo messaggio dovrebbe avere:
- Un oggetto chiaro che indichi che l'email riguarda una fattura
- Un contenuto semplice e breve che evidenzi i dettagli importanti
- Un link alla fattura o la fattura come allegato (preferibilmente entrambi)
Quando mandi un'email ai clienti puoi usare un modello come il seguente, usato nel nostro software di fatturazione online:
Ciao [nome del cliente],
Una nuova fattura è stata generata per te da [nome della società]. Ecco un rapido riassunto:
Dettagli della fattura: [numero della fattura] - [un breve riassunto del contenuto della fattura]
Totale da pagare: [Importo]
Data di scadenza: [Data]
È possibile visualizzare la fattura o scaricarne una copia in PDF dal seguente link:
[Link alla fattura online]
Cordiali saluti, [Il tuo nome e la tua firma e-mail]
Come inviare un sollecito di pagamento
In un mondo ideale, invierai la tua fattura e il cliente effettuerà il pagamento senza ulteriori solleciti. Tuttavia, è probabile che abbiate alcuni clienti che hanno bisogno di un promemoria aggiuntivo o due, forse perché hanno perso la notifica originale della fattura, l'hanno dimenticata, o mancano di un'organizzazione adeguata.
In questi casi, vorresti ricordare al cliente il pagamento che è dovuto. Molti freelance e imprenditori trovano questo piuttosto scomodo, ma è una parte importante del fare affari. Vorresti inviare dei promemoria di pagamento che siano educati ma fermi, che non influenzino negativamente il rapporto con il cliente ma che portino a termine il lavoro.
Un software di fatturazione come Hiveage ha l'opzione di automatizzare i solleciti di pagamento, il che lo rende facile e senza problemi per le piccole imprese. Se si desidera inviare un sollecito di pagamento manuale via e-mail, è possibile utilizzare una e-mail come il seguente modello di sollecito generale disponibile in Hiveage:
Ciao [nome del cliente],
Solo un rapido promemoria che un pagamento era dovuto sulla fattura [numero di fattura] entro [data di scadenza].
Si prega di prendere accordi per saldare l'importo in sospeso di [importo totale dovuto] al più presto.
YÈ possibile visualizzare la fattura o scaricarne una copia in PDF dal seguente link:
[link alla fattura online].
Cordiali saluti, [Il tuo nome e la tua firma email]
Come inviare una ricevuta di pagamento
Quando un cliente effettua un pagamento, puoi inviargli una ricevuta di pagamento per confermare il suo pagamento. Mentre una ricevuta di pagamento è simile a una fattura, la differenza principale è che una fattura viene emessa prima che il pagamento venga effettuato, mentre una ricevuta viene emessa dopo che il pagamento è stato elaborato.
Le ricevute di pagamento includono tipicamente le seguenti informazioni sulla transazione:
- Nome e dettagli di contatto dell'emittente (cioè, la tua azienda)
- Nome e dettagli di contatto del destinatario (ad esempio, il vostro cliente)
- chiara identificazione come ricevuta di pagamento
- Riferimento al numero di fattura corrispondente
- Data del pagamento
- Importo del pagamento
- Metodo di pagamento (ad esempio, contanti, assegno, bonifico bancario)
- Importo ancora dovuto, se applicabile
Come puoi vedere dall'elenco qui sopra, il layout di una ricevuta di pagamento sarà simile a quello di una fattura. Puoi generare e inviare facilmente le ricevute di pagamento utilizzando il nostro software di fatturazione online. La seguente è l'email di notifica standard inviata da Hiveage quando una ricevuta di pagamento viene inviata manualmente o automaticamente:
Ciao [nome del cliente],
Grazie per il pagamento di [importo del pagamento] che hai effettuato il [data] per la fattura [numero di fattura].
Puoi visualizzare la ricevuta di pagamento o scaricarne una copia in PDF dal seguente link:
[Link alla ricevuta online]
Cordiali saluti, [Il tuo nome e la tua firma e-mail]
Come gestire la fatturazione con Hiveage
Che tu sia un freelance o un piccolo imprenditore, la cosa migliore che puoi fare per assicurarti il successo è mantenere semplice la parte commerciale della tua impresa, in modo da mantenere l'attenzione sul lavoro effettivo.
Il problema di inviare fatture in modo casuale - usando il nostro generatore di fatture gratuito, un modello di fattura o un normale elaboratore di testi - è che non hai un modo conveniente per registrare ciò che è dovuto, chi è stato fatturato, quando è stato fatturato, quando sono attesi i pagamenti e se i pagamenti sono stati ricevuti. È facile che qualcosa cada nel dimenticatoio. È qui che avere uno strumento adeguato per gestire la fatturazione diventa utile.
Hiveage offre una piattaforma semplice, elegante e potente per i proprietari di piccole imprese per inviare stime eleganti e atture professionali online, avere la prova di quando è stato inviato, e sapere quando è stato pagato. Hiveage rende anche più facile archiviare le tasse alla fine dell'anno, perché tutte le informazioni di fatturazione e di reddito sono raccolte in un unico luogo.
Per i freelance e gli imprenditori che stanno appena iniziando la loro attività, abbiamo anche un piano gratuito che supporta fino a 5 clienti (senza limiti sul numero di fatture). Viene anche fornito con molte caratteristiche aggiuntive come le stime, il monitoraggio di tempo, spese e chilometri, e il supporto per i pagamenti online. Si prega di vedere i nostri piani tariffari per maggiori dettagli. Tutti gli account Hiveage sono dotati di una prova gratuita e completa di 14 giorni (senza carta di credito).
