Welkom bij deze gids over factureren met onze gratis online factuur generator. In dit artikel leggen we kort uit wat de functie van een factuur is, hoe u er zelf een maakt of met onze gratis factuurmaker, hoe u de factuur naar uw klant stuurt en wat u moet doen als u de betaling ontvangt (of als u die niet ontvangt).
Inhoud
- Wat is een factuur?
- Waar wordt een factuur voor gebruikt?
- Hoe maak je een factuur?
- Hoe verstuur je een factuur?
- Hoe een betalingsherinnering versturen
- Hoe een betalingsbewijs versturen
- Hoe facturering beheren met Hiveage
Wat is een factuur?
Een factuur is een document dat u (de verkoper) naar uw klant of cliënt (de koper) stuurt en dat het bedrag en de kosten aangeeft van de producten of diensten die door u zijn geleverd. Het vermeldt wat de klant u volgens uw betalingsvoorwaarden moet betalen.
De formele definitie van een factuur, zoals aangeboden door het Oxford English Dictionary, luidt als volgt: "Een lijst van verzonden goederen of verleende diensten, met een opgave van het daarvoor verschuldigde bedrag; een rekening." Een factuur is dus een verzoek om betaling..
Facturen zijn een essentieel element in het beheer van de boekhouding en de financiële administratie van uw onderneming. Zij houden uw inkomsten bij, de bedragen die klanten u verschuldigd zijn en, in het onfortuinlijke geval dat een klant u niet betaalt, de oninbare vorderingen die worden afgeschreven.
Een factuur is een juridisch document. Als u een onjuiste factuur uitreikt aan een klant, moet deze worden geannuleerd en moet een nieuwe factuur worden uitgereikt met de juiste informatie. U mag de onjuiste factuur niet gewoon uit uw administratie verwijderen, want dat kan later tot boekhoudkundige problemen leiden.
Waarvoor wordt een factuur gebruikt?
Facturen worden gebruikt als brondocument voor de bedrijfsboekhouding. Ze zijn nuttig om een volledig overzicht bij te houden van de verkooptransacties die uw bedrijf met uw klanten verricht. Facturen hebben onder meer de volgende functies:
- Om betaling te vragen aan klanten voor geleverde producten/diensten
- Om de verkoop bij te houden
- Voorraden en inventaris bijhouden (voor bedrijven die producten verkopen)
- Voorspellen en plannen van toekomstige verkopen aan de hand van gegevens uit het verleden
- Om inkomsten vast te leggen voor belastingaangiften
Hoe maak je een factuur?
Het maken van een factuur is eenvoudig en ongecompliceerd. Met online software, zoals deze gratis factuurgenerator, wordt het nog eenvoudiger. In het volgende gedeelte leggen we uit welke essentiële elementen u in uw facturen moet opnemen.
Titel
De factuur moet als zodanig worden aangeduid: in de titel van het factuurtemplate moet staan "Factuur" (in sommige rechtsgebieden moet je "Belastingfactuur" vermelden).
Contactgegevens
Op de factuur moet duidelijk staan van wie hij afkomstig is (jij, de verkoper) en voor wie hij bestemd is (je klant). Vermeld in het veld Van in onze gratis factuur generator je naam of bedrijfsnaam en het adres, en eventuele andere contactinformatie, zoals het telefoonnummer, e-mail en website URL. In het veld Aan vermeldt u deze gegevens van uw klant.
Factuurnummer
Het factuurnummer wordt ook wel de Factuur ID genoemd. De factuur ID is een essentieel onderdeel van je factuur, omdat het jou (en je klanten) in staat stelt om individuele transacties gemakkelijk te identificeren en ernaar te verwijzen zonder dat er onduidelijkheid ontstaat.
Elke factuur die je verstuurt, moet dus een uniek nummer hebben, en dubbele nummers moeten worden vermeden. De eenvoudigste manier om dit te doen is één factuurnummering te hanteren, en het nummer te verhogen voor elke factuur die u genereert. De eenvoudigste aanpak is om gewoon met één (1) te beginnen en van daaruit verder te werken. Het is echter gebruikelijk om een voorvoegsel (bv.: INV-001) of een groter startnummer (bv.: 1001) te hebben.
In sommige rechtsgebieden is een opeenvolgend factuurnummer wettelijk verplicht. In andere jurisdicties, zoals in de VS, kunt u elk factuurnummer gebruiken, zolang het maar uniek is. Hieronder volgen enkele niet-opeenvolgende manieren waarop u uw facturen kunt nummeren:
Project-Based
Als je op projectbasis met je klanten werkt, kun je elk project een uniek ID geven en dat als voorvoegsel voor je facturen gebruiken. Als u bijvoorbeeld een factuur maakt voor project 2550, kan de eerste factuur 2550-001 zijn, de tweede 2550-002 enzovoort.
Klantgebaseerd
U kunt elk van uw klanten een unieke ID geven, en dan aparte factuurnummerreeksen voor elk van hen hebben. Bijvoorbeeld, de factuur aan klant 2550 kan factuurnummers hebben als 2550-001, 2550-002, . . .
Chronologisch
Uw factuurnummers kunnen de datum van aanmaak als voorvoegsel hebben. Elk datumformaat kan worden gebruikt, en als u de ISO-standaard gebruikt, zal het in de vorm van JJJJ-MM-DD zijn. Als u bijvoorbeeld een factuur genereert op 1 juli 2021, kan deze worden genummerd als: 20210-07-01-001.
Data
Vergeet niet de datum op te nemen (zoals te zien is in het midden boven van ons factuursjabloon) en zorg ervoor dat wordt aangegeven wanneer de factuur is gemaakt en naar je klant is verzonden. De factuur moet ook een vervaldatum hebben, dat is de datum waarop hij betaalbaar wordt. Als u verwacht onmiddellijk betaald te worden, kunt u de optie "Due upon receipt" kiezen. Voor de meeste kleine bedrijven waar we mee gewerkt hebben, blijkt een vervaldatum van 14 dagen of minder de beste resultaten op te leveren.
Artikelen
De factuur moet een voldoende gedetailleerde lijst bevatten van de producten of diensten die u de klant factureert. Deze details worden georganiseerd als line items, met vermelding van het product/de dienst, het bedrag, het tarief (per item) en het totale bedrag dat voor dat specifieke item moet worden betaald.
Er zijn vier soorten items waaruit je kunt kiezen in deze gratis factuur generator. De meest voorkomende is het Item type, waar je de goederen of diensten vermeldt, de hoeveelheden en het tarief. Het bedrag wordt dan automatisch voor je berekend.
Het type Onkostenregelement lkun je gebruiken als het om een eenvoudige uitgave gaat waarbij je de hoeveelheid of het tarief niet hoeft te vermelden: je typt gewoon de beschrijving en het bedrag in.
Met het type Kilometerstand kunt u een tarief per mijl of kilometer instellen (u kunt de eenheid - mijl of km - opgeven door deze in te voeren in het veld Eenheid. De gratis factuurgenerator berekent dan het bedrag op basis van de afstand en het tarief.
Gebruik het type Tijd om uw tijd te factureren: vermeld de taak in het veld Omschrijving, voer de tijd in die u aan deze taak hebt besteed in HH:MM formaat in het veld Aantal, en stel een uurtarief in.
Voor al deze soorten items in het factuurtemplate kun je een datum opnemen (bijv.: de datum waarop je een dienst hebt geleverd of aan een taak hebt gewerkt), en links (bijv.: een web URL waar het werk te zien is). Je kunt ook bestanden bijvoegen en labels toevoegen om verwijzingen te vergemakkelijken -meld je aan voor Hiveage voor deze en vele andere krachtige facturerings- en factureringsfuncties die niet aanwezig zijn in de gratis factuurgenerator.
Belastingen, kortingen en verzendkosten instellen
Je kunt belastingen, kortingen en verzendkosten toevoegen aan het subtotaal van de factuur met de gratis factuurgenerator. De kortingen worden eerst toegepast. De belastingen worden na de kortingen toegepast. De verzendkosten worden aan het eind toegevoegd. Het totaal wordt berekend door de kortingen van het subtotaal af te trekken en de belastingen en verzendkosten erbij op te tellen.
Factuur notities
Het veld Factuur notities in de gratis factuur generator kun je gebruiken om meer details over je service toe te voegen, zoals de algemene voorwaarden, betalingsinstructies, retourbeleid voor goederen, en hoeveel dagen de klant heeft om te betalen voordat er kosten in rekening worden gebracht. U zult ook uw klant willen bedanken en zijn zaken waarderen.
Hoe verstuur je een factuur?
U kunt de factuur naar uw klant sturen via de post of digitaal met e-mail, online berichtensoftware of via een klantenportaal dat u beheert. Het is belangrijk dat u en de klant duidelijk afspreken welke communicatiekanalen zullen worden gebruikt voor de facturering.
E-mail is een gebruikelijke manier voor bedrijven om facturen te sturen. De factuur zelf kan als bijlage bij de e-mail worden gevoegd, of online beschikbaar worden gesteld en als link in het tekstgedeelte van de e-mail worden opgenomen. Uw bericht moet het volgende bevatten:
- Een duidelijke onderwerpregel die aangeeft dat de e-mail over een factuur gaat
- Eenvoudige en korte inhoud die de belangrijke details benadrukt
- Een link naar de factuur of de factuur als bijlage (bij voorkeur beide)
Als u klanten e-mailt, kunt u een sjabloon gebruiken zoals het volgende, dat in onze online factureringssoftware wordt gebruikt:
Hallo [naam van de klant],
Er is een nieuwe factuur voor u gegenereerd door [naam bedrijf]. Hier is een korte samenvatting:
Factuurgegevens: [factuurnummer] - [een korte samenvatting van de inhoud van de factuur]
Totaal te betalen: [Bedrag]
Vervaldatum: [Datum]
U kunt de factuur bekijken of een PDF-exemplaar ervan downloaden via de volgende link:
[Link naar online factuur]
Met vriendelijke groet, [Uw naam en e-mailhandtekening]
Hoe verstuurt u een betalingsherinnering
In een ideale wereld verstuurt u uw factuur en de klant betaalt zonder verdere vragen. Maar je hebt waarschijnlijk een paar klanten die een extra herinnering of twee nodig hebben, misschien omdat ze de oorspronkelijke factuurmelding hebben gemist, vergeten zijn, of niet goed georganiseerd zijn.
In dergelijke gevallen zou je de klant willen herinneren aan de betaling die verschuldigd is. Veel freelancers en ondernemers vinden dit nogal ongemakkelijk, maar het is een belangrijk onderdeel van het zakendoen. U wilt betalingsherinneringen sturen die beleefd maar toch streng zijn, die de klantrelatie niet negatief beïnvloeden maar wel de klus klaren.
Factureringssoftware zoals Hiveage heeft de mogelijkheid om betalingsherinneringen te automatiseren, wat het voor kleine bedrijven gemakkelijk en probleemloos maakt. Als u een handmatige betalingsherinnering via e-mail wilt versturen, kunt u een e-mail gebruiken zoals de volgende algemene herinneringssjabloon die beschikbaar is in Hiveage:
Hallo [naam van de klant],
Even een herinnering dat een betaling verschuldigd was op factuur [factuurnummer] voor [vervaldatum].
Maak alstublieft afspraken om het openstaande bedrag van [totaal verschuldigd bedrag] zo snel mogelijk te voldoen.
U kunt de factuur bekijken of een PDF-exemplaar ervan downloaden via de volgende link:
[Link naar online factuur]
Met vriendelijke groet, [Uw naam en e-mailhandtekening]
Hoe verstuurt u een betalingsbewijs
Wanneer een klant betaalt, kunt u hem een
betalingsbewijs van de betaling. Hoewel een betalingsbewijs enigszins lijkt op een factuur, is het belangrijkste verschil dat een factuur wordt opgesteld voordat een betaling is verricht en een betalingsbewijs wordt opgesteld nadat een betaling is verwerkt.Betalingsbewijzen bevatten doorgaans de volgende informatie over de transactie:
- Naam en contactgegevens van de verstrekker (d.w.z. uw bedrijf)
- Naam en contactgegevens van de ontvanger (d.w.z. uw klant)
- Duidelijke identificatie als betalingsbewijs
- Verwijzing naar het corresponderende factuurnummer
- Datum van betaling
- Bedrag van de betaling
- Betaalmethode (bijv. contant, cheque, overschrijving)
- Nog verschuldigd bedrag, indien van toepassing
Zoals u in de bovenstaande lijst kunt zien, is de lay-out van een betalingsbewijs vergelijkbaar met die van een factuur. U kunt gemakkelijk betalingsbewijzen genereren en verzenden met onze online factureringssoftware. Het volgende is de standaard notificatie e-mail die door Hiveage wordt verzonden wanneer een betalingsbewijs handmatig of automatisch wordt verzonden:
Hallo [naam van de klant],
Hartelijk dank voor de betaling van [betalingsbedrag] die u op [datum] heeft gedaan voor de factuur [factuurnummer].
U kunt het betalingsbewijs bekijken of een PDF-exemplaar ervan downloaden via de volgende link:
[Link naar online betalingsbewijs]
Met vriendelijke groet, [Uw naam en e-mailhandtekening]
Hoe facturering beheren met Hiveage
Of u nu een freelancer of een kleine bedrijfseigenaar bent, het beste wat u kunt doen om succes te verzekeren, is de zakelijke kant van uw onderneming eenvoudig te houden, zodat de focus op het eigenlijke werk blijft.
Het probleem met het willekeurig versturen van facturen - hetzij met behulp van onze gratis factuur generator, een factuur sjabloon of een gewone tekstverwerker - is dat je geen handige manier hebt om bij te houden wat er verschuldigd was, wie er gefactureerd werd, wanneer ze gefactureerd werden, wanneer betalingen werden verwacht, en of betalingen werden ontvangen. Het is gemakkelijk om iets door de mazen van het net te laten glippen. Dit is waar een goed hulpmiddel om uw facturering te beheren van pas komt.
Hiveage biedt een eenvoudig, elegant en krachtig platform voor eigenaren van kleine bedrijven om elegante schattingen en professionele online facturen te sturen, bewijs te hebben van wanneer het is verzonden, en te weten wanneer het is betaald. Hiveage maakt het ook eenvoudiger om belastingaangifte te doen aan het eind van het jaar omdat al uw factuur- en inkomensinformatie op één plek verzameld is.
Voor freelancers en ondernemers die net beginnen met hun bedrijf, hebben we zelfs een gratis plan dat tot 5 klanten ondersteunt (met geen limiet op het aantal facturen). Het komt ook met veel extra functies, zoals schattingen, tijd-, onkosten- en kilometerregistratie, en ondersteuning voor online betalingen. Zie onze tariefplannen voor meer details. Alle Hiveage accounts worden geleverd met een gratis, volledig functionele proefperiode van 14 dagen (geen creditcard vereist).
